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Stefan Kieslich ist Head of Corporate Purchasing & Operations bei der Haufe Group. Wie er und sein Team mit Hilfe eines Punch-Out-Katalogs die Prozesse rund um die Beschaffung von Weiterbildung digitalisieren und damit verschlanken konnten und warum er trotz Kataloglösung nicht an das Konzept „One Size Fits All“ glaubt, darüber spricht er im Interview.
Stefan, was ist deine Rolle als Head of Corporate Purchasing bei der Haufe Group?
Stefan Kieslich: Als Head of Corporate Purchasing verantworte ich den strategischen und operativen Einkauf der Haufe Group und unterstütze alle Geschäftsbereiche und Gesellschaften der Gruppe bei ihren Beschaffungsthemen. Den Bedarf steuern wir dabei über ein Warengruppenmanagement. Darin sind von der Warengruppe Marketing bis hin zu General Management, Logistik, IT und Weiterbildung alle Gruppen vertreten.
Wie läuft der Einkauf von Weiterbildung in der Haufe Group ab?
Stefan Kieslich: Als Gruppe stehen uns über die Haufe Akademie bereits viele interne Weiterbildungsangebote zur Verfügung. Wenn es Bedarf über dieses Angebot hinaus gibt, nutzen wir dafür ebenfalls eine Haufe-Lösung: Haufe Semigator. Über den Punch-Out-Katalog bilden wir jene externen Angebote ab, die die Haufe Akademie nicht im Portfolio hat. Mit Kataloganbietern wie Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting und macht den Auftragungsprozess, besonders für eine C-Warengruppe wie Weiterbildung, schlank und effizient, indem Themen und Kreditoren auf einer digitalen Plattform gebündelt werden.
„Mit Kataloganbietern wie Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting“.
Was passiert, wenn Mitarbeiter:innen außerhalb des Portfolios Weiterbildung bestellen?
Stefan Kieslich: Grundsätzlich sehen wir uns im Einkauf als Möglichmacher und nicht als Verhinderer – und nehmen bei Bedarf auch neue Lieferanten auf oder trennen uns von alten. „One Size Fits All“ beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich nämlich kritisch. Demnach unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs. Das geht gut mit Kataloganbietern wie Semigator, die mit standardisierten Aufnahmeprozessen von neuen Lieferanten den Prozess verschlanken.
„OneSize Fits All beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich kritisch. So unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs“.
Wie stellen Du und Dein Team sicher, dass Einkaufsrichtlinien bei der Buchung von Weiterbildung eingehalten werden?
Stefan Kieslich: Indem wir die Beschaffungsprozesse von Weiterbildung über einen Kataloganbieter digitalisiert und zentralisiert haben, können wir sicher sein, dass Governance-Richtlinien und sonstige Richtlinieneingehalten werden. Das hat nicht nur Vorteile für den Einkauf: Auch die Mitarbeiter:innen brauchen sich bei der Nutzung von so einem Katalog gar keine Gedanken mehr machen, da sie sich automatisch in einem rechtssicheren Rahmen bewegen.
Jetzt ist Weiterbildung auch ein großes Thema für die Personalentwicklung. Inwieweit arbeiten Einkauf und Personalentwicklung bei der Beschaffung von Weiterbildung zusammen?
Stefan Kieslich: Grundsätzlich hat sich die Beschaffung in den letzten Jahren stark digitalisiert. Wo früher der Fokus auf Einsparung lag, geht es heute eher um die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch Personalentwicklung sein, zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden. Und wenn dann bereits ein zentrales Weiterbildungsportfolio zur Verfügung steht, das einfach zu buchen ist, dann macht das den Beschaffungsprozess direkt schlanker. Natürlich brauchen Mitarbeiter:innen auch meistens noch die Freigabe von ihren Vorgesetzten, aber auch die gelingt effizienter über ein zentrales Tool.
„Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch PE sein, zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden.“
Wie siehst du die Zusammenarbeit von Einkauf und Personalentwicklung in der Zukunft?
Stefan Kieslich: Es ist wichtig, dass man miteinander kommuniziert und sich gemeinsam anschaut, wie sich Prozesse weiter digitalisieren lassen. Am Ende des Tages geht es nicht um den Selbstzweck, sondern um ein optimales Angebot für die Mitarbeiter:innen. Personalentwicklung und Einkauf sind wichtiger Baustein für ein optimales Weiterbildungsangebot und deshalb gemeinsam gefragt. Denn schlussendlich sorgt ein gutes Weiterbildungsangebot auch dafür, dass Mitarbeiter:innen im Unternehmen bleiben. Weiterbildung ist inzwischen zum Benefit geworden und nicht mehr nur eine Warengruppe.
Was würdest du „dem Einkauf der Zukunft“ raten?
Stefan Kieslich: Ich kann jedem nur raten, den Einkauf von Weiterbildungen über ein Portal oder eine Plattform zu steuern, da es die Prozesse verschlankt und effizient gestaltet – natürlich in enger Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung. Wenn die Rahmenbedingungen passen, werden die Angebote auch angenommen und alle profitieren: Wir im Einkauf, HR und natürlich auch die Mitarbeiter:innen.
