Wir widmen uns dem Thema Digitalisierung in der Personalentwicklung und stellen Ihnen neueste Trends und interessante Informationen in Form von Beiträge, Case Studys und Videos dazu vor.
Stefan Kieslich ist Head of Corporate Purchasing & Operations bei der Haufe Group. Wie er und sein Team mit Hilfe eines Punch-Out-Katalogs die Prozesse rund um die Beschaffung von Weiterbildung digitalisieren und damit verschlanken konnten und warum er trotz Kataloglösung nicht an das Konzept „One Size Fits All“ glaubt, darüber spricht er im Interview.
Stefan, was ist deine Rolle als Head of Corporate Purchasing bei der Haufe Group?
Stefan Kieslich: Als Head of Corporate Purchasing verantworte ich den strategischen und operativen Einkauf der Haufe Group und unterstütze alle Geschäftsbereiche und Gesellschaften der Gruppe bei ihren Beschaffungsthemen. Den Bedarf steuern wir dabei über ein Warengruppenmanagement. Darin sind von der Warengruppe Marketing bis hin zu General Management, Logistik, IT und Weiterbildung alle Gruppen vertreten.
Wie läuft der Einkauf von Weiterbildung in der Haufe Group ab?
Stefan Kieslich: Als Gruppe stehen uns über die Haufe Akademie bereits viele interne Weiterbildungsangebote zur Verfügung. Wenn es Bedarf über dieses Angebot hinaus gibt, nutzen wir dafür ebenfalls eine Haufe-Lösung: Haufe Semigator. Über den Punch-Out-Katalog bilden wir jene externen Angebote ab, die die Haufe Akademie nicht im Portfolio hat. Mit Kataloganbietern wie Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting und macht den Auftragungsprozess, besonders für eine C-Warengruppe wie Weiterbildung, schlank und effizient, indem Themen und Kreditoren auf einer digitalen Plattform gebündelt werden.
„Mit Kataloganbietern wie Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting“.
Was passiert, wenn Mitarbeiter:innen außerhalb des Portfolios Weiterbildung bestellen?
Stefan Kieslich: Grundsätzlich sehen wir uns im Einkauf als Möglichmacher und nicht als Verhinderer – und nehmen bei Bedarf auch neue Lieferanten auf oder trennen uns von alten. „One Size Fits All“ beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich nämlich kritisch. Demnach unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs. Das geht gut mit Kataloganbietern wie Semigator, die mit standardisierten Aufnahmeprozessen von neuen Lieferanten den Prozess verschlanken.
„OneSize Fits All beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich kritisch. So unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs“.
Wie stellen Du und Dein Team sicher, dass Einkaufsrichtlinien bei der Buchung von Weiterbildung eingehalten werden?
Stefan Kieslich: Indem wir die Beschaffungsprozesse von Weiterbildung über einen Kataloganbieter digitalisiert und zentralisiert haben, können wir sicher sein, dass Governance-Richtlinien und sonstige Richtlinieneingehalten werden. Das hat nicht nur Vorteile für den Einkauf: Auch die Mitarbeiter:innen brauchen sich bei der Nutzung von so einem Katalog gar keine Gedanken mehr machen, da sie sich automatisch in einem rechtssicheren Rahmen bewegen.
Jetzt ist Weiterbildung auch ein großes Thema für die Personalentwicklung. Inwieweit arbeiten Einkauf und Personalentwicklung bei der Beschaffung von Weiterbildung zusammen?
Stefan Kieslich: Grundsätzlich hat sich die Beschaffung in den letzten Jahren stark digitalisiert. Wo früher der Fokus auf Einsparung lag, geht es heute eher um die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch Personalentwicklung sein, zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden. Und wenn dann bereits ein zentrales Weiterbildungsportfolio zur Verfügung steht, das einfach zu buchen ist, dann macht das den Beschaffungsprozess direkt schlanker. Natürlich brauchen Mitarbeiter:innen auch meistens noch die Freigabe von ihren Vorgesetzten, aber auch die gelingt effizienter über ein zentrales Tool.
„Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch PE sein, zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden.“
Wie siehst du die Zusammenarbeit von Einkauf und Personalentwicklung in der Zukunft?
Stefan Kieslich: Es ist wichtig, dass man miteinander kommuniziert und sich gemeinsam anschaut, wie sich Prozesse weiter digitalisieren lassen. Am Ende des Tages geht es nicht um den Selbstzweck, sondern um ein optimales Angebot für die Mitarbeiter:innen. Personalentwicklung und Einkauf sind wichtiger Baustein für ein optimales Weiterbildungsangebot und deshalb gemeinsam gefragt. Denn schlussendlich sorgt ein gutes Weiterbildungsangebot auch dafür, dass Mitarbeiter:innen im Unternehmen bleiben. Weiterbildung ist inzwischen zum Benefit geworden und nicht mehr nur eine Warengruppe.
Was würdest du „dem Einkauf der Zukunft“ raten?
Stefan Kieslich: Ich kann jedem nur raten, den Einkauf von Weiterbildungen über ein Portal oder eine Plattform zu steuern, da es die Prozesse verschlankt und effizient gestaltet – natürlich in enger Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung. Wenn die Rahmenbedingungen passen, werden die Angebote auch angenommen und alle profitieren: Wir im Einkauf, HR und natürlich auch die Mitarbeiter:innen.
Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen haben inzwischen verstanden: Kontinuierliche Weiterbildung ist überlebenswichtig in der Arbeitswelt 4.0. So ist laut der Weiterbildungsstudie 2022 der Bitkom Akademie für 84 Prozent der Berufstätigen das Weiterbildungsangebot entscheidend für die Wahl des Arbeitgebers [1]. Und auch Unternehmen investieren immer mehr in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter:innen, denn sie wissen: Unternehmen mit einer erfolgreichen Corporate Learning Strategie haben eine bis zu 30 Prozent bessere Performance [2]. Mittlerweile können Mitarbeiter:innen aus vielen Lernformaten wählen: Von E-Learnings, LinkedIn Learning, Micro- und Nanolearnings bis hin zu klassischen Seminaren, Schulungen und Konferenzen.
Besonders die Beschaffung von klassischen Präsenzveranstaltungen ist oft zeitaufwändig und komplex. Welche Rollen nehmen Personalentwicklung und Einkauf in diesem Prozess ein? Welche Herausforderungen gibt es für beide zu überwinden? Und wie lässt sich die Beschaffung von Seminaren externer Anbieter für alle vereinfachen?
Der interne Bedarf an Weiterbildung steigt. Abdecken müssen ihn in den meisten Fällen Personalentwickler:innen. Doch das ist nicht immer leicht, stehen sie doch vor zahlreichen Herausforderungen.
So müssen Personalentwickler:innen zum einen ein Weiterbildungsportfolio im Unternehmen anbieten, das die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Belegschaft erfüllt. Der Fokus liegt auf einer Angebotsvielfalt, denn jede:r lernt anders, präferiert mal das digitale E-Learning und mal die Präsenzveranstaltung. Aufgabe der Personalentwicklung ist es, vielfältige Angebote bereitzustellen, die Mitarbeiter:innen zur eigenständigen Weiterbildung anregen.
Zum anderen müssen sie auch sicherstellen, dass die angebotenen Seminare, E-Learnings und Webinare einen gewissen Qualitätsstandard aufweisen. Schließlich sollen die Weiterbildungsmaßnahmen auch fruchten und das Unternehmen langfristig voranbringen. Das ist keine leichte Aufgabe. Während Personalentwickler:innen bei internen Angeboten noch einen guten Überblick und auch Einfluss auf die Qualität der Veranstaltungen haben, sieht das bei externen Angeboten schnell anders aus. Bringt die Konferenz, auf der noch keine:r war, den gewünschten Mehrwert? Ist der:die neue Trainer:in sein:ihr Geld wert?
Im Anbieter:innendschungel am Weiterbildungsmarkt durchzusteigen, stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Wer bietet die gewünschte Qualität? Der Markt ist fragmentiert, es gibt keine zentralen Qualitätsstandards, auf die man sich verlassen kann und er ist ständig in Bewegung. Stets alle Anbieter:innen mit ihrem individuellen Portfolio im Blick zu behalten, ist schier unmöglich.
Zu guter Letzt stehen Personalentwickler:innen vor der Herausforderung, dafür zu sorgen, dass das sorgfältig kuratierte Weiterbildungsangebot auch von der Organisation angenommen wird. Oft ist das Angebot unter der Belegschaft nicht bekannt und wird nur sporadisch und auf Zuruf genutzt. Buchungsprozesse sind unklar und bilden eine Hürde.
Wenn Weiterbildungsangebote von externen Anbieter:innen eingekauft werden, kommt der Einkauf ins Spiel. Auch Einkäufer:innen stehen dabei vor zahlreichen Herausforderungen. Immer wieder werden Weiterbildungen am Einkauf vorbei gebucht (Maverick Buying) und sorgfältig verhandelte Rahmenverträge nicht genutzt, wenn Mitarbeiter:innen Seminare in Eigenregie buchen. Wie sensibilisiert man Mitarbeiter:innen dafür, Rahmenverträge zu beachten und Einkaufsrichtlinien bei jeder Buchung einzuhalten?
Dem Einkauf fehlt zudem oft keine zentrale Übersicht über alle gebuchten Veranstaltungen. Das nimmt ihm die Möglichkeit, Potenziale für neue Rahmenverträge zu entdecken und bessere Konditionen auszuhandeln. Auch eine Kostenkontrolle- und Optimierung wird so enorm erschwert.
Eine weitere Herausforderung ist das Lieferantenmanagement. Zahlreiche Einzelbestellungen müssen angelegt, Lieferanten einzeln gepflegt werden. Das bringt einen hohen Aufwand mit sich. Wie lassen sich also viele Bestellungen auf weniger Lieferanten bündeln?
Zudem gibt es oft rechtliche und vertragliche Aspekte, die bei der Zusammenarbeit mit externen Weiterbildungsanbieter:innenn zu beachten sind. Werden die eigenen Einkaufsrichtlinien eingehalten? Wie steht es um die Lieferketten der Anbieter:innen in Bezug auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)? Diese Anforderungen einzuhalten, stellt Einkäufer:innen vor immer größere werdende Herausforderungen.
Wenn sich Mitarbeiter:innen eigenständig um ihre Weiterbildungen kümmern, ist das wünschenswert und spricht für intrinsische Motivation. Machen Personalentwicklung und Einkauf allerdings gemeinsam Angebote, die sowohl den Ansprüchen von HR als auch den Richtlinien aus dem Einkauf entsprechen, profitieren alle davon:
- Personalentwickler:innen sichern die Qualität des Weiterbildungsangebots im Unternehmen, wählen Lieferant:innen enstprechend der benötigten Kompetenzen aus und können das Lernangebot an die Mitarbeiter:innen kommunizieren.
- Einkäufer:innen stellen die Einhaltung rechtlicher und vertraglicher Vorgaben sicher und reduzieren Maverick Buying. Gleichzeitig handeln sie mit ihrer Expertise bessere Konditionen aus und sichern dadurch ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis der Angebote.
- Lernende bestellen Weiterbildungen über einen zentralen, vom Einkauf eingeführten und abgestimmten Prozess, der sie niedrigschwellig und ohne Hürden dazu motiviert, sich eigenständig und kontinuierlich weiterzubilden.
Für die gemeinsame Sache fehlt es beiden Bereichen oftmals lediglich an Transparenz: Die Personalentwicklung kann nicht einsehen, welche Weiterbildungen gebucht, durchgeführt oder storniert wurden. Das wiederum ist wichtig für die Erfolgsmessung der Maßnahmen. Der Einkauf kann ohne Transparenz keine Kosten kontrollieren und optimieren.
Personalentwicklung und Einkauf sollten das Gesamtangebot daher gemeinsam kuratieren und beispielsweise über einen zentralen Punch-Out-Katalog bereitstellen – auch und insbesondere für eine optimierte Lernerfahrung der Mitarbeiter:innen.
Wenn Personalentwicklung und Einkauf beim Thema Weiterbildung zusammenarbeiten, profitieren nicht nur die jeweiligen Abteilungen, sondern das gesamte Unternehmen. So weiß die Personalentwicklung dank zentraler, digitaler Beschaffungsprozesse durch den Einkauf, welche Angebote fruchten – und welche nicht. Der Einkauf wiederum kann sichergehen, dass Einkaufsrichtlinien eingehalten und Maverick Buying vermieden wird. Individuelle Bestellprozesse, die mehr Ressourcen als üblich fordern, werden zur Seltenheit, der Workload sinkt. Und zu guter Letzt profitiert die an dieser Stelle möglicherweise wichtigste Gruppe: die Lernenden. Sie erleben einen angenehmen und unkomplizierten Buchungsprozess und sind motiviert, die eigene Weiterbildung in die Hand zu nehmen. Und das ist wiederum gut für das Unternehmen: Mit den neuen Kompetenzen bleibt die Wettbewerbsfähigkeit in der Arbeitswelt 4.0 erhalten. Win Win für alle.
[1] Bitkom Akademie und HRPepper Management Consultants, „Weiterbildungsstudie2022“.
[2] McKinsey GlobalInstitute, 2023, „Performance through People”.
Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen haben inzwischen verstanden: Kontinuierliche Weiterbildung ist überlebenswichtig in der Arbeitswelt 4.0. So ist laut der Weiterbildungsstudie 2022 der Bitkom Akademie für 84 Prozent der Berufstätigen das Weiterbildungsangebot entscheidend für die Wahl des Arbeitgebers [1]. Und auch Unternehmen investieren immer mehr in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter:innen, denn sie wissen: Unternehmen mit einer erfolgreichen Corporate Learning Strategie haben eine bis zu 30 Prozent bessere Performance [2]. Mittlerweile können Mitarbeiter:innen aus vielen Lernformaten wählen: Von E-Learnings, LinkedIn Learning, Micro- und Nanolearnings bis hin zu klassischen Seminaren, Schulungen und Konferenzen.
Besonders die Beschaffung von klassischen Präsenzveranstaltungen ist oft zeitaufwändig und komplex. Welche Rollen nehmen Personalentwicklung und Einkauf in diesem Prozess ein? Welche Herausforderungen gibt es für beide zu überwinden? Und wie lässt sich die Beschaffung von Seminaren externer Anbieter für alle vereinfachen?
Der interne Bedarf an Weiterbildung steigt. Abdecken müssen ihn in den meisten Fällen Personalentwickler:innen. Doch das ist nicht immer leicht, stehen sie doch vor zahlreichen Herausforderungen.
So müssen Personalentwickler:innen zum einen ein Weiterbildungsportfolio im Unternehmen anbieten, das die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Belegschaft erfüllt. Der Fokus liegt auf einer Angebotsvielfalt, denn jede:r lernt anders, präferiert mal das digitale E-Learning und mal die Präsenzveranstaltung. Aufgabe der Personalentwicklung ist es, vielfältige Angebote bereitzustellen, die Mitarbeiter:innen zur eigenständigen Weiterbildung anregen.
Zum anderen müssen sie auch sicherstellen, dass die angebotenen Seminare, E-Learnings und Webinare einen gewissen Qualitätsstandard aufweisen. Schließlich sollen die Weiterbildungsmaßnahmen auch fruchten und das Unternehmen langfristig voranbringen. Das ist keine leichte Aufgabe. Während Personalentwickler:innen bei internen Angeboten noch einen guten Überblick und auch Einfluss auf die Qualität der Veranstaltungen haben, sieht das bei externen Angeboten schnell anders aus. Bringt die Konferenz, auf der noch keine:r war, den gewünschten Mehrwert? Ist der:die neue Trainer:in sein:ihr Geld wert?
Im Anbieter:innendschungel am Weiterbildungsmarkt durchzusteigen, stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Wer bietet die gewünschte Qualität? Der Markt ist fragmentiert, es gibt keine zentralen Qualitätsstandards, auf die man sich verlassen kann und er ist ständig in Bewegung. Stets alle Anbieter:innen mit ihrem individuellen Portfolio im Blick zu behalten, ist schier unmöglich.
Zu guter Letzt stehen Personalentwickler:innen vor der Herausforderung, dafür zu sorgen, dass das sorgfältig kuratierte Weiterbildungsangebot auch von der Organisation angenommen wird. Oft ist das Angebot unter der Belegschaft nicht bekannt und wird nur sporadisch und auf Zuruf genutzt. Buchungsprozesse sind unklar und bilden eine Hürde.
Wenn Weiterbildungsangebote von externen Anbieter:innen eingekauft werden, kommt der Einkauf ins Spiel. Auch Einkäufer:innen stehen dabei vor zahlreichen Herausforderungen. Immer wieder werden Weiterbildungen am Einkauf vorbei gebucht (Maverick Buying) und sorgfältig verhandelte Rahmenverträge nicht genutzt, wenn Mitarbeiter:innen Seminare in Eigenregie buchen. Wie sensibilisiert man Mitarbeiter:innen dafür, Rahmenverträge zu beachten und Einkaufsrichtlinien bei jeder Buchung einzuhalten?
Dem Einkauf fehlt zudem oft keine zentrale Übersicht über alle gebuchten Veranstaltungen. Das nimmt ihm die Möglichkeit, Potenziale für neue Rahmenverträge zu entdecken und bessere Konditionen auszuhandeln. Auch eine Kostenkontrolle- und Optimierung wird so enorm erschwert.
Eine weitere Herausforderung ist das Lieferantenmanagement. Zahlreiche Einzelbestellungen müssen angelegt, Lieferanten einzeln gepflegt werden. Das bringt einen hohen Aufwand mit sich. Wie lassen sich also viele Bestellungen auf weniger Lieferanten bündeln?
Zudem gibt es oft rechtliche und vertragliche Aspekte, die bei der Zusammenarbeit mit externen Weiterbildungsanbieter:innenn zu beachten sind. Werden die eigenen Einkaufsrichtlinien eingehalten? Wie steht es um die Lieferketten der Anbieter:innen in Bezug auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)? Diese Anforderungen einzuhalten, stellt Einkäufer:innen vor immer größere werdende Herausforderungen.
Wenn sich Mitarbeiter:innen eigenständig um ihre Weiterbildungen kümmern, ist das wünschenswert und spricht für intrinsische Motivation. Machen Personalentwicklung und Einkauf allerdings gemeinsam Angebote, die sowohl den Ansprüchen von HR als auch den Richtlinien aus dem Einkauf entsprechen, profitieren alle davon:
- Personalentwickler:innen sichern die Qualität des Weiterbildungsangebots im Unternehmen, wählen Lieferant:innen enstprechend der benötigten Kompetenzen aus und können das Lernangebot an die Mitarbeiter:innen kommunizieren.
- Einkäufer:innen stellen die Einhaltung rechtlicher und vertraglicher Vorgaben sicher und reduzieren Maverick Buying. Gleichzeitig handeln sie mit ihrer Expertise bessere Konditionen aus und sichern dadurch ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis der Angebote.
- Lernende bestellen Weiterbildungen über einen zentralen, vom Einkauf eingeführten und abgestimmten Prozess, der sie niedrigschwellig und ohne Hürden dazu motiviert, sich eigenständig und kontinuierlich weiterzubilden.
Für die gemeinsame Sache fehlt es beiden Bereichen oftmals lediglich an Transparenz: Die Personalentwicklung kann nicht einsehen, welche Weiterbildungen gebucht, durchgeführt oder storniert wurden. Das wiederum ist wichtig für die Erfolgsmessung der Maßnahmen. Der Einkauf kann ohne Transparenz keine Kosten kontrollieren und optimieren.
Personalentwicklung und Einkauf sollten das Gesamtangebot daher gemeinsam kuratieren und beispielsweise über einen zentralen Punch-Out-Katalog bereitstellen – auch und insbesondere für eine optimierte Lernerfahrung der Mitarbeiter:innen.
Wenn Personalentwicklung und Einkauf beim Thema Weiterbildung zusammenarbeiten, profitieren nicht nur die jeweiligen Abteilungen, sondern das gesamte Unternehmen. So weiß die Personalentwicklung dank zentraler, digitaler Beschaffungsprozesse durch den Einkauf, welche Angebote fruchten – und welche nicht. Der Einkauf wiederum kann sichergehen, dass Einkaufsrichtlinien eingehalten und Maverick Buying vermieden wird. Individuelle Bestellprozesse, die mehr Ressourcen als üblich fordern, werden zur Seltenheit, der Workload sinkt. Und zu guter Letzt profitiert die an dieser Stelle möglicherweise wichtigste Gruppe: die Lernenden. Sie erleben einen angenehmen und unkomplizierten Buchungsprozess und sind motiviert, die eigene Weiterbildung in die Hand zu nehmen. Und das ist wiederum gut für das Unternehmen: Mit den neuen Kompetenzen bleibt die Wettbewerbsfähigkeit in der Arbeitswelt 4.0 erhalten. Win Win für alle.
[1] Bitkom Akademie und HRPepper Management Consultants, „Weiterbildungsstudie2022“.
[2] McKinsey GlobalInstitute, 2023, „Performance through People”.
Erfahren Sie, wie eine Beschaffungslösung für Weiterbildung die unternehmenseigene Flughafen Academy unterstützt. Und dabei Einkaufsprozesse optimiert.
Stefan Kieslich ist Head of Corporate Purchasing & Operations bei der Haufe Group. Wie er und sein Team mit Hilfe eines Punch-Out-Katalogs die Prozesse rund um die Beschaffung von Weiterbildung digitalisieren und damit verschlanken konnten und warum er trotz Kataloglösung nicht an das Konzept „One Size Fits All“ glaubt, darüber spricht er im Interview.
Stefan, was ist deine Rolle als Head of Corporate Purchasing bei der Haufe Group?
Stefan Kieslich: Als Head of Corporate Purchasing verantworte ich den strategischen und operativen Einkauf der Haufe Group und unterstütze alle Geschäftsbereiche und Gesellschaften der Gruppe bei ihren Beschaffungsthemen. Den Bedarf steuern wir dabei über ein Warengruppenmanagement. Darin sind von der Warengruppe Marketing bis hin zu General Management, Logistik, IT und Weiterbildung alle Gruppen vertreten.
Wie läuft der Einkauf von Weiterbildung in der Haufe Group ab?
Stefan Kieslich: Als Gruppe stehen uns über die Haufe Akademie bereits viele interne Weiterbildungsangebote zur Verfügung. Wenn es Bedarf über dieses Angebot hinaus gibt, nutzen wir dafür ebenfalls eine Haufe-Lösung: Haufe Semigator. Über den Punch-Out-Katalog bilden wir jene externen Angebote ab, die die Haufe Akademie nicht im Portfolio hat. Mit Kataloganbietern wie Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting und macht den Auftragungsprozess, besonders für eine C-Warengruppe wie Weiterbildung, schlank und effizient, indem Themen und Kreditoren auf einer digitalen Plattform gebündelt werden.
„Mit Kataloganbietern wie Semigator habe ich im Einkauf einen besseren Überblick: Wie viele Seminare werden gebucht, wer hat wo was ausgegeben? Das gibt auch einen großen Mehrwert im Reporting“.
Was passiert, wenn Mitarbeiter:innen außerhalb des Portfolios Weiterbildung bestellen?
Stefan Kieslich: Grundsätzlich sehen wir uns im Einkauf als Möglichmacher und nicht als Verhinderer – und nehmen bei Bedarf auch neue Lieferanten auf oder trennen uns von alten. „One Size Fits All“ beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich nämlich kritisch. Demnach unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs. Das geht gut mit Kataloganbietern wie Semigator, die mit standardisierten Aufnahmeprozessen von neuen Lieferanten den Prozess verschlanken.
„OneSize Fits All beim Einkauf von Weiterbildung sehe ich kritisch. So unterstützen wir, wenn der Bedarf da ist, auch individuelle Wünsche nach speziellen Angeboten außerhalb des Katalogs“.
Wie stellen Du und Dein Team sicher, dass Einkaufsrichtlinien bei der Buchung von Weiterbildung eingehalten werden?
Stefan Kieslich: Indem wir die Beschaffungsprozesse von Weiterbildung über einen Kataloganbieter digitalisiert und zentralisiert haben, können wir sicher sein, dass Governance-Richtlinien und sonstige Richtlinieneingehalten werden. Das hat nicht nur Vorteile für den Einkauf: Auch die Mitarbeiter:innen brauchen sich bei der Nutzung von so einem Katalog gar keine Gedanken mehr machen, da sie sich automatisch in einem rechtssicheren Rahmen bewegen.
Jetzt ist Weiterbildung auch ein großes Thema für die Personalentwicklung. Inwieweit arbeiten Einkauf und Personalentwicklung bei der Beschaffung von Weiterbildung zusammen?
Stefan Kieslich: Grundsätzlich hat sich die Beschaffung in den letzten Jahren stark digitalisiert. Wo früher der Fokus auf Einsparung lag, geht es heute eher um die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch Personalentwicklung sein, zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden. Und wenn dann bereits ein zentrales Weiterbildungsportfolio zur Verfügung steht, das einfach zu buchen ist, dann macht das den Beschaffungsprozess direkt schlanker. Natürlich brauchen Mitarbeiter:innen auch meistens noch die Freigabe von ihren Vorgesetzten, aber auch die gelingt effizienter über ein zentrales Tool.
„Inzwischen kommen auch die Impulse aus unterschiedlichen Richtungen. Das können sowohl HR als auch PE sein, zum anderen aber auch die Mitarbeiter:innen, die intrinsisch motiviert sind, sich weiterzubilden.“
Wie siehst du die Zusammenarbeit von Einkauf und Personalentwicklung in der Zukunft?
Stefan Kieslich: Es ist wichtig, dass man miteinander kommuniziert und sich gemeinsam anschaut, wie sich Prozesse weiter digitalisieren lassen. Am Ende des Tages geht es nicht um den Selbstzweck, sondern um ein optimales Angebot für die Mitarbeiter:innen. Personalentwicklung und Einkauf sind wichtiger Baustein für ein optimales Weiterbildungsangebot und deshalb gemeinsam gefragt. Denn schlussendlich sorgt ein gutes Weiterbildungsangebot auch dafür, dass Mitarbeiter:innen im Unternehmen bleiben. Weiterbildung ist inzwischen zum Benefit geworden und nicht mehr nur eine Warengruppe.
Was würdest du „dem Einkauf der Zukunft“ raten?
Stefan Kieslich: Ich kann jedem nur raten, den Einkauf von Weiterbildungen über ein Portal oder eine Plattform zu steuern, da es die Prozesse verschlankt und effizient gestaltet – natürlich in enger Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung. Wenn die Rahmenbedingungen passen, werden die Angebote auch angenommen und alle profitieren: Wir im Einkauf, HR und natürlich auch die Mitarbeiter:innen.
Welche strategischen Maßnahmen unterstützen die Personalentwicklung, um die Chancen des digitalen Wandels erfolgreich zu nutzen? Dr. Sven Schreiber von der TransnetBW gibt antworten. Das stark wachsende Unternehmen stand zunehmend vor der Herausforderung, Mitarbeiter in Kompetenzen des technologischen Wandels zu schulen.
Mit der steigenden Nachfrage nach Weiterbildung erhöht sich für den Einkauf in Unternehmen auch der Beschaffungsaufwand.„Wir erleben seit einigen Jahren einen dramatischen Wandel unserer Arbeitswelt. Es ist jetzt an der Zeit, sich auf die Anforderungen der Zukunft intensiv vorzubereiten. Das gilt insbesondere für den Einkauf, der als Schnittstellenmanager zu allen anderen Unternehmensbereichen eine besondere Verantwortung trägt“, betont Gundula Ullah, Bundesvorstandsvorsitzende des Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME).Die Studie der Haufe Group und des BME zum steigenden Beschaffungsaufwand an Corporate Learning geht daher der Frage nach: Sind der Weiterbildungseinkauf und das Weiterbildungsmanagement auf die zukünftigen Anforderungen vorbereitet?
Der Bedarf an Weiterbildung ist bekannt, noch fehlt es in Unternehmen an digitalen Lösungen. Über 95 % der Teilnehmenden sind sich der Bedeutung von Weiterbildung und die Auswirkung auf die Wettbewerbsfähigkeit bewusst.
60 % der Befragten gaben an, dass die Weiterbildungsbeschaffung zum Großteil manuell abläuft und der Überblick über die gebuchten Weiterbildungen fehlt.
Rund 50 % der Unternehmen verfolgen keine klare Strategie bei der Beschaffung von Weiterbildung und um dem steigenden Bedarf zu begegnen.
Außerdem kommt die Studie zu dem Ergebnis, dass 75 % der Unternehmen wenig bis gar keine Plattform- bzw. Lerntechnologien nutzen.
Die steigende Nachfrage nach Weiterbildung ist bekannt – effiziente Weiterbildungsbeschaffung und effizientes Weiterbildungsmanagement bleiben durch fehlende Investitionen in digitale Plattformlösungen trotzdem Mangelware in Unternehmen. Das Potenzial, das in digitalen Technologien wie Buchungsplattformen liegt, wird von Unternehmen noch nicht ausgeschöpft. Diese Tatsache wird sich langfristig auf ihre Wettbewerbsfähigkeit auswirken und verlangt dringend Nachbesserung.
Potenziale ausschöpfen: Wie lässt sich der Beschaffungsprozess von Weiterbildung optimieren?
Die aktuelle Studie zeigt, dass sich der Einkauf noch stärker für neue Arbeitsprozesse und Organisationsstrukturen öffnen muss. Dieser Anspruch lässt sich aber nur erfolgreich verwirklichen, wenn sein Weiterbildungsmanagement reibungslos funktioniert. Ein zentrale Einkaufsprozess für externe Weiterbildung bietet enormes Einsparpotenzial. Darum sollten Unternehmen sich Gedanken über eine geeignete Plattform machen, die einen zentralisierten Beschaffungsprozess für Weiterbildung ermöglicht.
Mehr Informationen erhalten Sie in der kostenlosen Studie „Sind Weiterbildungseinkauf und -management bereit für 2030?“
Während vor der Pandemie noch zahlreiche Schulungen vor Ort stattfanden, sind die meisten inzwischen in den virtuellen Raum umgezogen. Warum? Weil An- und Abreise sowohl von Referent:innen als auch Teilnehmer:innen wegfallen, weil das Angebot flexibel gebucht werden kann und weil der virtuelle Raum neue Lernformate ermöglicht, die präsent nicht funktionieren würden. Selbstverständlich ersetzen die digitalen Formate nicht die Präsenzveranstaltungen. Doch sie ergänzen sie sinnvoll – und sind zudem dringend notwendig, denn der Bedarf an Weiterbildung steigt. Diesen ausschließlich über Präsenzveranstaltungen abzudecken, reicht nicht aus.
Ein Umbruch steht an: Bis 2030 müssen laut einer Studie von McKinsey mehr als 6,5 Millionen Arbeitnehmer:innen Deutschland um- oder weitergebildet werden, um ihren Job weiterhin erfolgreich ausführen zu können. Das geht mit einem enormen Schulungsbedarf einher, den Personalentwickler:innen längst nicht mehr nur über Präsenztrainings und Seminare abdecken können. Stattdessen sind flexible Lernformen gefragt, die Mitarbeiter:innen wann und wo sie wollen, konsumieren können. Digitale Weiterbildung ist die Antwort auf den hohen Weiterbildungsbedarf.
Laut der mmb Trendstudie gewinnen neben „klassischen“, digitalen Lernformen wie E- oder Blended Learning auch informelle Lernformen wie „Microlearnings“ oder Videos bzw. kleine Erklärfilme an Popularität. Die Studie verzeichnet zudem ein kontinuierliches Wachstum der immersiven, digitalen Lernformen wie Augmented und Virtual Reality. Das ist ein klares Signal an Unternehmen, neben klassischen Lernformaten auch digitale Lernformate anzubieten. Diese stärken nicht nur die digitalen Kompetenzen der Mitarbeiter:innen, sondern motivieren diese auch zu selbstbestimmtem Lernen. Welche Lernformate dabei am besten funktionieren, ist stark abhängig von den einzelnen Lernenden. Wichtig ist, ein möglichst vielfältiges Weiterbildungsportfolio anzubieten, in dem Mitarbeiter:innen nicht nur entscheiden können, was sie konsumieren, sondern auch wie sie es konsumieren – ob als Mirco-, Nano- oder E-Learning.
Der Unterschied zwischen virtuellen und Präsenzschulungen liegt nicht im Inhalt, sondern in der Art und Weise, wie dieser aufbereitet ist. Die Vorteile, die dadurch entstehen, sind vielfältig:
Ein großer Vorteil von Online-Schulungen ist die Möglichkeit, flexibel und ortsunabhängig zu lernen. Lernende müssen nicht mehr zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort erscheinen. Stattdessen entscheiden sie selbst, wann, wo und vor allem wie sie lernen wollen. Mitarbeiter:innen lernen dadurch selbstbestimmt. Im „moment of need“, also dann, wenn sie bestimmte Informationen brauchen, greifen sie über die digitalen Lerninhalte auf das benötigte Wissen zu – und müssen nicht erst auf die nächste Präsenzschulung warten.
Jede:r lernt anders. Der eine blockt sich lieber eine Stunde im Kalender und klickt sich durch ein gut aufbereitetes E-Learning. Die andere lernt besser mit Microlearnings, die sie auf Dienstreise im Zug konsumiert. Egal, ob auditiv, visuell oder „Learning by Doing“ – je vielfältiger Lerninhalte aufbereitet sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass jeder Lerntyp bedient wird.
Präsenzschulungen sind mit einem hohen Aufwand verbunden: Teilnehmer:innen müssen anreisen, sich gleich mehrere Stunden am Stück für die Schulung blocken. Das können nicht alle Mitarbeiter:innen. Für junge Eltern, Alleinerziehende oder Menschen mit eingeschränkter Mobilität sind Präsenzschulungen oftmals nicht möglich, digitale Schulungen hingegen schon. Digitale Lerninhalte erreichen mehr Mitarbeiter:innen – und erhöhen so den Bildungsstand im Unternehmen.
Im Vergleich zu Präsenzschulungen fallen bei digitalen Schulungen die Reisekosten von Referent:innen und Mitarbeiter:innen weg. Beide Gruppen greifen bequem von zuhause oder dem Büro auf die Inhalte zu und verursachen keine zusätzlichen Kosten.
Digitale Weiterbildung ersetzt das Lernen vor Ort keineswegs. Vielmehr ist es eine sinnvolle Ergänzung des Methodenrepertoires im Weiterbildungsportfolio eines Unternehmens. Natürlich gehen mit den digitalen Lernformaten auch diverse Vorteile wie zeitliche und örtliche Unabhängigkeit, mehr Flexibilität für die Lernenden und Kosteneinsparungen einher. Doch das ist noch kein Garant für effektives Lernen. Ähnlich wie bei Präsenzschulungen müssen auch die digitalen Schulungen gut vorbereitet und durchgeführt werden, um wirklich effektiv zu sein.
Die digitale Weiterbildung ist auf dem Vormarsch und wird sich auch über die Pandemie und die Verlagerung des Arbeitsplatzes ins Homeoffice hinaus halten. Doch die digitale Weiterbildung ersetzt das traditionelle Lernen in Präsenz keineswegs. Vielmehr ist die digitale Weiterbildung eine sinnvolle Ergänzung zur Weiterbildung vor Ort. Doch auch sie will gut vorbereitet sein. Mitarbeiter:innen sollten die digitalen Schulungen einfach buchen können, Lerninhalte sollten interessant aufbereitet und Personalentwicklung wie Einkauf sollten die dazugehörigen Buchungsprozesse einfach verarbeiten können. Dann ist digitale Weiterbildung effektiv und fördert eigenständiges, selbstbestimmtes Lernen im Unternehmen – im Büro, vor Ort oder im Homeoffice.
Lesen Sie mehr zum Thema im Whitepaper: Digitale Weiterbildung – ortsgebunden war gestern.
Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass Homeoffice bei vielen Beschäftigten sehr gut funktioniert –den Verfechtern der Präsenzkultur gehen daher die Argumente aus. Schließlich wollen viele Arbeitnehmer:innen nicht mehr auf die gewonnene Freiheit verzichten. Gleichzeitig besteht bei Arbeitnehmer:innen aber auch der Wunsch, sich vor Ort mit Kolleg:innen auszutauschen. Die Vorteile beider Arbeitsformen lassen sich dank hybridem Arbeiten verbinden.
Auch eine Umfrage von Stepstone belegt: Beschäftigte wollen Flexibilität und somit Wahlfreiheit bei der Wahl des Arbeitsortes.
Wer auf hybrides Arbeiten und die damit verbundene Flexibilität setzt, braucht auch flexible Möglichkeiten zur Weiterbildung. Denn: wer gerne ortsunabhängig arbeitet, möchte auch ortsunabhängig lernen können.
Schließlich ist die Notwendigkeit von lebenslangem Lernen heute unumstritten – und gilt für jeden einzelnen Beschäftigten, um für die Herausforderungen des Arbeitsmarkts gewappnet zu sein. Genauso wichtig ist die Weiterbildung der Beschäftigten auch für Unternehmen, um das Wissen der Mitarbeiter:innen aktuell zu halten und somit langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben – denn der Fachkräftemangel ist bereits heute spürbar. Bestehende Fachkräfte zu halten und neue Fachkräfte auszubilden ist daher essenziell. Auch mit Blick auf die voranschreitende Digitalisierung, die Berufe in der Zukunft nachhaltig verändern wird, ist ein flexibles Weiterbildungsmanagement unbedingt notwendig.
Digitale und hybride Lernformate tragen dem Modell des hybriden Arbeitens Rechnung und bieten Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Weiterbildung unkompliziert, zeit- und ortsunabhängig zu nutzen. Gleichzeitig haben hybride Lernformate den Vorteil, dass Mitarbeiter:innen selbst entscheiden können, ob sie vor Ort oder digital teilnehmen möchten.
Damit Weiterbildungen von Mitarbeiter:innen erfolgreich angenommen werden, ist es wichtig, sie an die Bedürfnisse der Beschäftigten anzupassen. Darunter fällt neben dem Angebot der unterschiedlichen Lernformate auch der Buchungsprozess von Weiterbildung. Ist dieser kompliziert und undurchsichtig, werden Mitarbeiter:innen sich schwerer damit tun, sich aktiv darum zu kümmern, Wissenslücken zu schließen. Doch genau sie wissen nun mal am besten, welches Wissen sie benötigen, um ihre Arbeitskraft gewinnbringend einsetzen zu können.
Die Buchung von Weiterbildung muss gleichzeitig auch für die Personalentwicklung transparent sein. Nur wenn sie die Möglichkeit hat, die Weiterbildung von Beschäftigten zu monitoren, kann sie Bedarfe rechtzeitig erkennen, die richtigen Weiterbildungen zur Verfügung stellen und im Zuge dessen für ein ausgezeichnetes Qualitätsmanagement sorgen. Aber wie lässt sich das Weiterbildungsmanagement optimal auf ein hybrides Arbeitsmodell anpassen? Was dafür wichtig ist, erfahren Sie im Whitepaper “Hybride Arbeit & Weiterbildungsbeschaffung”.
Unternehmen befinden sich in einem Transformationsprozess: Die Förderung von Innovationen –vor allem im digitalen Bereich – ist unabdingbar geworden, um dem Wettbewerbsdruck standzuhalten und Unternehmen erfolgreich für die Zukunft aufzustellen. Auch im Einkauf von Lernangeboten überzeugen digitale Lösungen nicht zuletzt mit einer höheren Effizienz. Erfahren Sie hier mehr über die Möglichkeiten, die Beschaffung von Weiterbildung in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen und ganzheitlich zu betrachten.
Für Unternehmen heißt es, sich nachhaltig digital aufzustellen, wenn sie auch zukünftig erfolgreich sein wollen. Dabei ist es kostengünstiger die eigenen Teams für den digitalen Wandel zu rüsten, als neu zu rekrutieren. Ein grundlegender Schritt in diese Richtung ist es, Mitarbeiter mit neuem Wissen und nötigen Fähigkeiten auszustatten. Eine Studie der Initiative „Neue Qualität der Arbeit“ belegt zudem, dass Weiterbildungen und Coachings nicht nur dabei helfen, die Belegschaft fit für die Zukunft zu machen, sondern auch die Mitarbeitendenzufriedenheit zu erhöhen. Und zufriedene Mitarbeiter:innen sorgen für bessere Arbeitsergebnisse und stärken so die Wettbewerbsfähigkeit. Denn: Es sind Wissen und Können der Mitarbeiter:innen, die ein Unternehmen auf Dauer zukunftsfähig machen. Doch was bedeutet das konkret für den Einkauf von Weiterbildung?
Im Rahmen der digitalen Transformation wird die strategische Rolle des Einkaufs und der Personalentwicklung als Innovationstreiber immer wichtiger. Die Schwierigkeiten, mit denen beide Bereiche zu kämpfen haben, sind die vielen unterschiedlichen Lieferanten und Weiterbildungsanbieter, häufig auf unterschiedlichen Qualitätslevels, über die sich Einkauf und Personalentwicklung einen Überblick verschaffen müssen. Damit verbunden ist ein hoher Rechercheaufwand, eine aufwändige Daten- und Vertragspflege sowie die Bearbeitung individueller Anfragen. Oft geschieht die Buchung von Weiterbildungen ungeordnet, eine zentrale Plattform gibt es nicht. Das bedeutet, Kataloge werden gewälzt, Internetrecherchen nach unterschiedlichen Anbietern werden durchgeführt und weder HR noch Einkauf oder gar Mitarbeiter:innen behalten den Überblick. So kann es dazu kommen, dass komplexe Bestellprozesse die Angestellten abschrecken, der akute Weiterbildungsbedarf nicht gestillt wird und die Unzufriedenheit zunimmt. Im Großen und Ganzen bedeutet dies, dass hohe Aufwände in Hinblick auf Zeit und Kosten entstehen und es an Transparenz über den internen Bedarf bzw. Bestand fehlt.
Hinzu kommt die Gefahr des Maverick Buying – meint: Es gibt „Mavericks“, auf Deutsch „Einzelgänger“ oder „Außenseiter“, die am Einkauf vorbei für das Unternehmen einkaufen.
Der Schaden von Maverick Buying kann vielfältig sein: Mangelnde Transparenz über die beschafften Leistungen kann die Nutzung von Bündelungs- bzw. Rahmenvertragsvorteilen verhindern. Die Verhandlungskompetenz des Einkaufs wird nicht genutzt. Es gibt Beispiele, in denen die Preise erheblich gesunken sind, nur weil die Teilnahme eines Einkäufers im Lieferantengespräch angekündigt wurde. Nicht zu unterschätzen sind Abwicklungs- und Gewährleistungsprobleme, z.B. falls Einkaufslaien keine wasserdichten Verträge abgeschlossen haben. Last but not least ergeben sich aus unkontrolliertem Maverick Buying nichtkalkulierbare Compliance-Risiken.
Was ist die Lösung? Zunächst einmal sollten Unternehmen sich eine Übersicht über den Ist-Zustand verschaffen: Welchen Bedarf an Wissen und Fähigkeiten gibt es? Welche Veranstaltungen werden intern angeboten und wie kann das interne und unternehmenseigene Veranstaltungsprogramm sinnvoll durch externe Angeboteergänzt werden? Welche Formate eigenen sich, um Lücken zu schließen (Online- oder E-Trainings, Weiterbildungen, Kongresse etc.)? Sind diese Fragen beantwortet, stellt sich bereits die nächste: Wie lässt sich der Beschaffungsprozessoptimieren? Digitale Lösungen, ob als Stand-alone-Lösung oder in Ihr bestehendes System integriert, können hier eine enorme Erleichterung bieten.
Mit digitalen Lösungen erhalten Unternehmen alles aus einer Hand. Der Beschaffungsprozesslässt sich ganzheitlich abbilden, d. h. von der Recherche über die Bestellung und die Abrechnung. Somit ist eine umfassende Dokumentation mit ganzheitlicher Transparenz möglich. Eine zentrale Weiterbildungsplattform hilft dabei, den Überblick über die verschieden Lernangebote und -formate zu behalten. So können Mitarbeitende von überall aus und mit nur wenigen Klicks auf das gesamte Weiterbildungsportfolio zugreifen und der Einkauf und die Personalentwicklung behält den Überblick über die gebuchten Angebote. Das erspart nicht nur Zeit im operativen Geschäft, sondern sorgt durch die Zeitersparung gleichzeitig für eine Kostensenkung. Die Warengruppe Weiterbildung wird oft unterschätzt, da eine Optimierung in diesen Bereichen meist als nicht relevant angesehen wirdund der Beschaffungsprozess meist sehr aufwändig ist. Dabei lassen sich hier mitdigitalen Lösungen schnell und einfach Kosten sparen und Unternehmensprozesse nachhaltig digitalisieren. Auch Savings im Spend sind möglich.
Langwierige Recherche- und Anmeldeprozesse gehören mit einer digitalen Beschaffungslösung der Vergangenheit an. Die untenstehende Grafik macht beispielhaft deutlich, wieviel Zeit und damit auch Kosten ein standardisierter digitaler Bestellprozesseinspart. Dadurch, dass alle relevanten Anbieter von Weiterbildungen in jeweils einem spezifischen Unternehmenskatalog gebündelt sind, entfällt das lange Suchen und Vergleichen auf verschiedenen Plattformen. Gleichzeitig können Bestellungen direkt und ohne komplizierte Anmeldung getätigt werden, Rechnungen kommen von einem Kreditor und erleichtern die Buchhaltung und damit den gesamten Einkaufsprozess.
Mitarbeitende sind der Schlüssel für den Erfolg eines Unternehmens. Mit der Einführung digitaler Lösungen werden Einkaufsprozesse zwar vereinfacht und auf lange Sichtwerden sie für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgen, doch das gelingt nur, wenn Unternehmen ihre Angestellten bei der Einführung mit ins Boot holen. Die neuen Bestellverfahren müssen transparent an die Nutzer kommuniziert werden, ein Ansprechpartner oder Key User für Fragen bereitstehen, damit gar nicht erst Ängste vor dem neuen digitalen Prozess entstehen. Wir von Haufe Semigator beraten Sie rund um die Einführung digitaler Beschaffungslösungen und darüber hinaus. Wir durften bereits zahlreiche positive Erfahrungen durch unsere unterstützenden Maßnahmen sammeln und begleiten auch Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung.
Mit digitalen Beschaffungslösungen reduzieren Sie aufwendige manuelle Prozesse und senken somit Ihre Prozesskosten. Gleichzeitig sorgen digitale Lösungen für Transparenz im Einkauf, senken die Maverick Buying Quote und liefern Ihnen gebündelt einen Überblick über das Angebot am Markt. Vereinfachen Sie den Beschaffungsprozess für Ihre Mitarbeitenden und entlasten Sie somit den operativen Einkauf und HR.
Lernen Sie die digitalen Beschaffungslösungen und Weiterbildungsplattform von Haufe Semigator kennen. Von der Prozessberatung über die Implementierung bis hin zum Onboarding: Gerne unterstütze wir Sie bei Ihrem Vorhaben! Wagen Sie mit uns den Schritt in die digitale Zukunft.
Der Mangel an Nachwuchs und Fachkräften beschäftigt Unternehmen nicht erst seit gestern. Denn der Fachkräftemangel in Deutschland nimmt seit Jahren zu. Für Unternehmen heißt es deshalb: Reagieren. Wer sich jetzt nicht um die Zukunft kümmert, wird abgehängt. Und eine erfolgreiche Zukunft baut auf qualifizierten Mitarbeiter:innen auf. Was Sie konkret tun können, lesen Sie hier.
Die Fachkräftelücke für qualifizierte Arbeitskräfte lag im Juli 2021 bis Juli 2022 über alle Berufe hinweg bei 537.923 Stellen. Das beschreibt die Stellen, die rein rechnerisch nicht besetzt werden konnten, da qualifizierte Mitarbeiter:innen fehlen. Personalnotstand herrscht vor allem im Gesundheitswesen, aber auch in der Bauelektrik, der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik sowie in der Fahrzeugtechnik. Fachkräfte fehlen ebenso in der IT-Branche.1
Laut des Arbeitsmarktbarometers 2022 der ManpowerGroup fehlten Fachkräfte 2022 besonders in folgenden Bereichen: 2
Zusätzlich zur nötigen Qualifikation braucht es auch Soft Skills, die für die Arbeitswelt der Zukunft wichtig sind. Nachgefragt werden laut des Arbeitsmarktbarometers vor allem folgende Soft Skills:3
Fehlende Qualifikationen und Soft Skills sind das eine, doch auch sinkende Geburtenraten, der demografische Wandel sowie die zunehmende Zahl der Menschen, die in den Vorruhestand gehen, sind für den Fachkräftemangel maßgeblich. Ebenso nimmt die internationale Mobilität ab. Menschen sind immer weniger dazu bereit, ihr Heimatland für eine Arbeitsstelle zu verlassen. Eine Studie Boston Consulting Group (BCG) geht, wie auch einige andere Untersuchungen, davon aus, dass sich der Fachkräftemangel in den nächsten Jahren verschärfen wird.
Im Basisszenario geht die BCG im Schnitt von 1,4 Millionen fehlenden Fachkräften bis 2030 aus. Möglich sei aber auch, dass sich in Mangelberufen ein Bedarf von 3 Millionen Fachkräften ergäbe, der nicht gedeckt werden könne. In anderen Berufen wiederum könnten bis zu 1,6 Millionen Stellen durch Automatisierung wegfallen. Wie sich das Szenario bis 2030 tatsächlich darstellen wird, bleibt abzuwarten. Sicher ist, dass bereits jetzt ein Mangel an Fachkräften herrscht.
Um der Herausforderung „Fachkräftemangel“ zu begegnen, können und müssen Unternehmen aktiv werden. Im Folgenden finden Sie praxisnahe Handlungsoptionen:
Vergessen Sie nicht, dass Sie die Fachkräfte von morgen bereits in Ihrem Betrieb haben: Bilden Sie Ihre vorhandenen Mitarbeiter:innen aus, um wichtige Lücken zu schließen.. Statt Stellen durch fehlende Fachkräfte unbesetzt zu lassen, ist es günstiger, die eigenen Mitarbeiter:innen weiterzuentwickeln: Stichwort „Upskilling“. Niedrigschwellige und fachspezifische Weiterbildungen eignen sich hervorragend, gleichzeitig steigt die Motivation der Mitarbeiter:innen durch die Erschließung neuer Aufgabenfelder und Aufstiegsmöglichkeiten.
Bilden Sie außerdem selbst aus. So sorgen Sie gleich selbst für den eigenen Nachwuchs, der die nötigen Fachkenntnisse bei Ihnen erwirbt.
Um die nötigen Fachkräfte für sich zu gewinnen und die bereits bei Ihnen beschäftigten Fachkräfte zu halten, steigern Sie die Attraktivität Ihres Unternehmens:
Stärken Sie ihre Unternehmensmarke. Sorgen Sie über Social-Media-Kanäle und/oder die eigene Webseite dafür, dass Sie gesehen werden. Gewähren Sie Einblicke in Ihre Firma und führen Sie potenzielle Kandidat:innen hinter die Kulissen. Portale wie Kununu, LinkedIn oder Xing können Sie ebenfalls nutzen, um sich zu präsentieren. Hilfreich ist z. B. bei Kununu, wenn Mitarbeiter:innen aus Ihrem Unternehmen dies positiv bewerten. Viele positive Bewertungen haben einen maßgeblichen Einfluss darauf, ob Menschen sich bei Ihrem Unternehmen bewerben oder nicht.
Da die Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter:innen nicht immer weit oben auf der To-do-Liste von Unternehmen steht, greifen wir die Wichtigkeit des Themas hier noch einmal gesondert auf. Denn der Impact, den Weiterbildung hat, ist nicht zu unterschätzen. Neben der motivationssteigernden Wirkung auf Ihre Mitarbeiter:innen, hilft eine gezielte Weiterbildung dabei, die offenen Stellen in Ihrem Unternehmen mit bereits vorhandenen Mitarbeiter:innen zu besetzen. So bekommen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, aufzusteigen, ihre Potenziale zu entfalten und ein langer Onboarding-Prozess entfällt ebenfalls. Mitarbeiter:innen gezielt zu entwickeln, beugt Fachkräftemangel in Ihrem Unternehmen vor.
Um den Bedarf zu managen und Weiterbildung zu organisieren, brauchen Sie ein Tool, das alle Vorgänge rund um das Thema Weiterbildung abbildet, von der Buchung bis zur Rechnung. So behalten Sie den Überblick und können Ihre Weiterbildungsstrategie evaluieren und wenn nötig neu anpassen.
Haufe Semigator bietet als Buchungsplattform den größten Online-Marktplatz für fachspezifische Weiterbildung. Aus einem Katalog aus Weiterbildungen, der auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen einfach und bequem die richtige Weiterbildung finden.
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Weiterbildung als Warengruppe wird oftmals übersehen. Dabei treffen dieselben Herausforderungen bei der Beschaffung zu wie bei sonstigen C-Teilen: Teams, Abteilungen und Einzelpersonen kümmern sich eigenständig um das Thema, wählen Anbieter aus, buchen Seminare und verwalten Rechnungen. Das treibt Prozesskosten in die Höhe und macht eine unternehmensweite Vergleichbarkeit unmöglich. Wird Weiterbildung jedoch wie andere C-Teile zentral und standardisiert vom Einkauf gemanagt, ergeben sich zahlreiche Vorteile. Welche das sind und wie das gelingt, lesen Sie hier.
Der Einkauf ist tagtäglich damit beschäftigt, die Beschaffung von Gütern, Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen zu organisieren. Dabei unterscheidet er zwischen A-, B- und C-Teilen. Während A- und B-Teile meist kostenintensiv und hochwertig sind (z. B. Maschinenteile oder Büromöbel), handelt es sich bei C-Teilen um niedrigwertigere Artikel wie Büro- oder Hygieneartikel. C-Teile zeichnen sich zwar durch geringe Beschaffungs-, aber aufgrund der hohen Artikel- und Lieferantenvielfalt auch durch hohe Prozesskosten aus.
Viele Unternehmen verwalten C-Teile nach wie vor dezentral. Das bedeutet beispielsweise, dass jede Abteilung eigenständig Büroartikel bestellt. Während die Abteilungen nur die geringen Beschaffungskosten sehen, muss der Einkauf auch die Prozesskosten im Blick haben. Die verschiedenen Schritte wie Produktauswahl, Lieferantenauswahl, Bestellvorgang, Warenannahme, Warenzuordnung, Warenverteilung, Rechnungsprüfung, Buchhaltung und Archivierung werden gleich mehrmals von unterschiedlichen Personen durchgeführt. Das bündelt Zeit und Ressourcen – und es kommt zu Maverick Buying.
Wie Kugelschreiber werden Weiterbildungen im Unternehmen oft eigenständig von Abteilungen und Teams organisiert. Sie wissen schließlich am besten, in welchem Bereich und in welchen Kompetenzen sie sich weiterbilden müssen. Dafür sondieren sie den Markt und wählen Anbieter:innen, die die entsprechenden Seminare und Fortbildungen im Portfolio haben. Anschließend wird gebucht, durchgeführt und abgerechnet. Die Beschaffungskosten sind im Vergleich zu großen Investitionen wie bei A- oder B-Teilen niedrig. Schließlich wird kein Maschinenteil, sondern die Teilnahme an einem Seminar, einer Konferenz oder einem Online-Training bestellt. Hoch hingegen sind die Prozesskosten, die durch die Einzelbuchungen der verschiedenen Teams entstehen. Wenn jede:r eigenständig Weiterbildungsanbieter:innen auswählt, beauftragt und abrechnet, bündelt das Zeit und Ressourcen im Unternehmen, die anderweitig besser eingesetzt wären. Deswegen lohnt es sich, Weiterbildung zentral über den Einkauf wie andere C-Teile zu managen. So werden wertvolle Ressourcen eingespart, die Qualität der Anbieter:innen sichergestellt und der Bestellprozess optimiert.
Um Weiterbildung als C-Teil zentral im Einkauf zu managen, sind fünf Schritte notwendig:
1. Bedarfsanalyse: Führen Sie eine gründliche Analyse der Weiterbildungsbedürfnisse durch. Dies beinhaltet die Identifizierung der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen sowie die Berücksichtigung von aktuellen und zukünftigen Anforderungen
2. Lieferantenauswahl: Treffen Sie eine Auswahl an Anbieter:innen von Weiterbildungen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Qualitätsstandards und die gewünschten Inhalte bieten können. Dies kann auf Basis von Referenzen, Erfahrungen oder einer bereits getroffenen Vorauswahl auf Plattformen wie Semigator erfolgen.
3. Vertragsverhandlungen: Die Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Anbieter:innen werden durchgeführt, um faire Konditionen hinsichtlich der Schulungsgebühren, der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Vertragsdauer zu vereinbaren.
4. Zentrale Buchung und Verwaltung: Alle Weiterbildungsmaßnahmen werden bestenfalls im Einkaufssystem erfasst und nicht am Einkauf vorbei gebucht. Dabei hilft die Anbindung eines elektronischen Katalogs für Weiterbildung.
5. Reporting und Evaluierung: Implementieren Sie geeignete Mechanismen zur Evaluierung der eingekauften Weiterbildungsmaßnahmen. Dies ermöglicht es, den Erfolg und den Mehrwert der Investitionen in Weiterbildung zu messen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Plattformen wie Semigator bieten dafür ein zentrales, digitales Dashboard.
Mit einem zentralen C-Teile-Management lassen sich Prozesskosten deutlich reduzieren. So fand eine Mercateo-Studie heraus, dass sich der Zeitaufwand pro Bestellung in mittelgroßen deutschen Unternehmen um mehr als 20 Prozent reduzierte, wenn die Bestellprozesse zentral und digital vom Einkauf verwaltet wurden. So dauerte der durchschnittliche Bestellprozess bei einem nicht-einheitlichen Einkaufsprozess über 4 Stunden – beim digitalen Einkaufsprozess hingegen nur rund 3 Stunden.[1]
Bei den Kosten zeichneten sich ähnlich starke Vorteile ab: Im Vergleich zu nicht-einheitlichen Beschaffungsprozessen lagen die durchschnittlichen Kosten der befragten Unternehmen für einen Bestellvorgang eines C-Teils bei 95,33 Euro. Bei zwar noch manuellen, aber dafür einheitlichen Bestellprozessen stiegen die Kosten sogar auf 115,28 Euro. Durch digitale, standardisierte Prozesse reduzierten sie sich sogar auf 67,94 Euro.
Werden C-Teile zentral vom Einkauf gemanagt, reduzieren sich nicht nur die Prozesskosten: Mitarbeiter:innen haben beispielsweise einen besseren Überblick über die Weiterbildungsangebote im Unternehmen und können sich transparent informieren. Zudem werden Personalentwickler:innen administrativ entlastet und können das Thema Weiterbildung strategischer angehen. Umsetzen lässt sich das mit Beschaffungsplattformen für Weiterbildungen wie Semigator. Semigator bündelt Weiterbildungsangebote, stellt die Qualität der Anbieter:innen sicher, wickelt Bedarfs- und Rechnungsprozesse digital ab und bietet ein umfassendes Reporting, um Weiterbildungen als C-Teile erfolgreich managen zu können.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Kosten beim Einkauf von Weiterbildung sparen können und den gesamten Prozess optimieren? Lesen Sie dafür das Whitepaper "Einsparpotenzial bei der Beschaffung von Weiterbildung".
[1] Müller, Prof. Dr. Holger & Elisabetta Bollini, Mercateo,„Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“.
Die meisten Unternehmen haben ein enormes Einsparpotenzial beim Einkauf von Weiterbildung.
Woran das liegt: Der Einkaufsprozess ist komplex und bindet viele Stakeholder ein: Von Mitarbeitenden, über Führungskräfte und HR bis zum Einkauf. Dadurch fallen enorme Prozesskosten an.
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Wie hat sich die Personalentwicklung des internationalen Chemiekonzerns Evonik und des deutschen Mittelständlers Haufe neu aufgestellt? Welche Strategie fahren Richard Klein, Head of Leadership & People Development bei EVONIK und Markus Kambach, Leiter Learning & Development der Haufe Group, um Weiterbildung zu ermöglichen und sich zeitgleich auf übergreifende und überdisziplinäre Aufgaben zu konzentrieren? Jetzt Video ansehen.
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In der heutigen Arbeitswelt wird die Weiterbildung der Mitarbeiter immer wichtiger für ein Unternehmen. Haufe Semigator unterstützt das selbstinitiierte Lernen im Unternehmen. Neben Ihren bestehenden Weiterbildungspartnern haben Sie Zugriff auf ein Weiterbildungsportfolio von mehreren tausend Veranstaltungen im Jahr. Unsere Filter-Funktionen unterstützen bei der Auswahl.
Mit Haufe Semigator können Sie Ihre Weiterbildungspartner frei auswählen – also auch Ihre Rahmenvertragspartner zu den gewohnten Sonderkonditionen weiternutzen. Wir übernehmen das Onboarding gerne für Sie.
Sie sitzen im HR-Cockpit – Mit Ihrem eigenen HR-Dashboard überblicken Sie alle gebuchten Weiterbildungen und Kosten im Unternehmen. Sie gewinnen mehr Transparenz und können die Personalentwicklung strategisch steuern.
Semigator hilft Ihnen bei der Optimierung Ihres Weiterbildungsangebots. Mit dem Feedback zur Teilnahme erhalten Sie von jedem Mitarbeiter eine qualifizierte Bewertung der Veranstaltung. Mitarbeiter hilft das nebenbei bei der Auswahl der Veranstaltung.
Sie geben den Freigabeprozess über Haufe Semigator vor. Wir bilden ihn im Buchungstool digital ab. Mitarbeiter recherchieren und buchen so selbstständig passende Lernangebote und halten sich gleichzeitig immer an die Unternehmensrichtlinien.
Mit einem neuen digitalen Prozess reduzieren Sie signifikant Aufwände für alle Beteiligten. Nebenbei senkt der neue zentrale Buchungsprozess die Kosten für die Beschaffung von Weiterbildungen.
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