Wie kannst du Kosten beim Einkauf von Weiterbildung sparen? Erfahre mehr zum Return on Investment mit Semigator.
Tagtäglich kümmert sich der Einkauf um die Beschaffung von Gütern, Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen. Von den Einzelteilen des Endprodukts über die Maschinen, bis hin zum einfachen Kugelschreiber – Purchasing Operations kennt die optimale Einkaufsstrategie.
Dass das Produktionsmaterial zentral über den Einkauf beschafft wird, leuchtet ein – zum Beispiel bei Chemikalien oder Stahl. Anders sieht es in vielen Unternehmen aus, wenn es um die Beschaffung indirekter Ressourcen geht. Stichwort: „Maverick Buying“. Reisen, Kaffee, Weiterbildungen und Co. werden oft von den Fachabteilungen auf eigene Faust gebucht oder bestellt. Doch gerade diese niedrigwertigeren Warengruppen, sogenannte C-Teile, bieten viel Potenzial für Kosteneinsparungen. Denn: Sie verursachen zwar nur geringe Beschaffungs-, aber aufgrund der hohen Artikel- und Lieferantenvielfalt hohe Prozesskosten.
Erfahre mehr darüber, wie du Weiterbildungen als C-Teile erfolgreich managst. Und so das verborgene Einsparungspotenzial im indirekten Einkauf besser nutzt.
Beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen unterscheidet man zwischen der Beschaffung von direkten und indirekten Ressourcen. Indirekte Ressourcen sind Hilfsmittel, die ein Unternehmen benötigt, um seine Waren oder Dienstleistungen herstellen und anbieten zu können. Sie fließen also nicht direkt, sondern eben nur mittelbar ins Produkt oder die Dienstleistung ein.
Im Fokus des direkten Einkaufs dagegen stehen solche Ressourcen, die direkt in das Produkt oder die Dienstleistung einfließen. Kurz gesagt: das Produktionsmaterial. Sind sie nicht oder nicht in ausreichender Menge vorhanden, kann das den Herstellungsprozess einschränken.
Indirekte Waren und Dienstleistungen sind zum Beispiel:
1. Kosten senken
Neben der eigentlichen Beschaffung der Waren verursachen auch ihre Nutzung, Wartung und die benötigte Energie erhebliche Kosten. Eine wichtige Aufgabe des indirekten Einkaufs ist es, diesen Total Cost of Ownership (TCO), also die Gesamtbetriebskosten der Einkäufe, zu optimieren. Natürlich gilt es darüber hinaus, überflüssige Ausgaben zu vermeiden.
2. Digitalisierung und Innovation vorantreiben
Sofern noch nicht flächendeckend geschehen, müssen die Beschaffungsprozesse digitalisiert werden. Das reduziert nicht nur der Verwaltungsaufwand, sondern macht auch die Ausgaben transparenter. Daneben soll der indirekte Einkauf innovative Lösungen für die internen Kund:innen prüfen und ermöglichen.
3. Ein starkes und effektives Netzwerk schaffen
Die Beziehungen der indirekten Einkäufer:innen richten sich sowohl nach innen als auch nach außen. Um zufriedenstellende Ergebnisse zu erzielen, müssen sie ihre internen Stakeholder involvieren – zugleich aber auch ihre Lieferantenbeziehungen pflegen und ausbauen.
4. Nachhaltigkeit in der Beschaffung sicherstellen
Corporate Sustainability betrifft auch den indirekten Einkauf. Relevante CSR-Kriterien müssen in die Einkaufspolitik integriert und mit den Unternehmenszielen harmonisiert werden.
5. Risk Management
Der indirekte Einkauf wacht während der gesamten Vertragslaufzeit über die Lieferantenrisiken. Entsprechend eng muss er sich mit der Rechtsabteilung abstimmen.
Wie die direkten Ressourcen, lassen sich auch die indirekten Ressourcen sinnvoll als Warengruppen managen und durch unterschiedliche Einkaufsstrategien optimieren.
1. Management der A-Warengruppen
A-Teile sind sehr hochwertig, entsprechend kostenintensiv und werden in verhältnismäßig geringen Mengen benötigt – zum Beispiel große Maschinen. Da sie oft nur von einer:einem Lieferant:in bezogen werden, entsteht automatisch eine Abhängigkeit. Im Rahmen einer strategischen Partnerschaft kann dies bei guter Zusammenarbeit zu einer Win-win-Situation führen.
2. Management der B-Warengruppen
B-Teile haben zwar einen deutlich niedrigeren Wert als A-Teile, wirken sich aber trotzdem auf den Geschäftserfolg aus. Für diese Ressourcen gibt es genug Angebot am Markt, so dass Versorgungsengpässe unwahrscheinlich sind. Das stärkt die Verhandlungsposition des Unternehmens und ermöglicht Einsparungen durch Verbesserung der Preiskonditionen. Je nach Strategie kann hier aggressiv verhandelt werden, um den besten Preis zu erzielen. Alternativ können ausgewählte strategische Partnerschaften sinnvoll sein. Ein Beispiel für B-Teile ist die Wartung und Instandhaltung von Maschinen.
3. Management der C-Warengruppen
C-Teile sind Standardprodukte oder -Dienstleistungen, die sich nicht unmittelbar auf den Erfolg des Unternehmens auswirken, wie Büromaterial. Bei der Beschaffung dieser Ressourcen steht die Effizienz klar im Fokus. Ein gutes Management dieser Warengruppen bietet hohes Einsparpotenzial, denn viele Unternehmen verwalten ihre C-Teile dezentral. Das bedeutet beispielsweise, dass jede Abteilung auf eigene Faust geringwertige Waren bestellt. Das treibt im Verborgenen die Prozesskosten in die Höhe.
Weiterbildungen werden im Unternehmen oft eigenständig von Abteilungen und Teams organisiert. Sie wissen schließlich am besten, in welchem Bereich und in welchen Kompetenzen sie sich weiterbilden müssen. Finden sie die benötigte Weiterbildung nicht im internen Programm, müssen sie den Markt sondieren und Anbieter:innen auswählen, die die entsprechenden Seminare und Fortbildungen im Portfolio haben. Anschließend wird gebucht, durchgeführt und abgerechnet. Die Beschaffungskosten sind im Vergleich zu großen Investitionen wie bei A- oder B-Teilen niedrig. Schließlich wird kein Maschinenteil, sondern die Teilnahme an einem Seminar, einer Konferenz oder einem Online-Training bestellt. Hoch hingegen sind die Prozesskosten, die durch die Einzelbuchungen der verschiedenen Teams entstehen. Wenn jede:r eigenständig Weiterbildungsanbieter:innen auswählt, beauftragt und abrechnet, bündelt das Zeit und Ressourcen im Unternehmen.
Deswegen lohnt es sich, Weiterbildung zentral über den Einkauf wie andere C-Teile zu managen. So werden wertvolle Ressourcen eingespart, die Qualität der Anbieter:innen sichergestellt und der Bestellprozess optimiert.
Mit einem zentralen C-Teile-Management lassen sich Prozesskosten deutlich vermindern. So fand eine Mercateo-Studie heraus, dass sich der Zeitaufwand pro Bestellung in mittelgroßen deutschen Unternehmen um mehr als 20 Prozent reduzierte, wenn die Bestellprozesse zentral und digital vom Einkauf verwaltet wurden. So dauerte der durchschnittliche Bestellprozess bei einem nicht-einheitlichen Einkaufsprozess über vier Stunden – beim digitalen Einkaufsprozess hingegen nur rund drei Stunden1.
Bei den Kosten zeichneten sich ähnlich starke Vorteile ab: Im Vergleich zu nicht-einheitlichen Beschaffungsprozessen lagen die durchschnittlichen Kosten der befragten Unternehmen für einen Bestellvorgang eines C-Teils bei 95,33 Euro. Bei zwar noch manuellen, aber dafür einheitlichen Bestellprozessen stiegen die Kosten sogar auf 115,28 Euro. Durch digitale, standardisierte Prozesse reduzierten sie sich auf 67,94 Euro.
Ein ähnliches Bild zeigt sich ganz konkret bei der Beschaffung von Weiterbildung. Auch hier sparen digitale Plattformen Zeit und Prozesskosten, weil sie alle externen Weiterbildungen an einer zentralen Anlaufstelle verfügbar machen. Das entlastet den Einkauf: Alle relevanten Anbieter:innen sind in einem spezifischen Unternehmenskatalog zusammengefasst – ohne aufwändige Suche und komplizierte Vergleiche auf diversen Plattformen. Alle zugehörigen Rechnungen kommen von einem Kreditor, was die Buchhaltung entlastet und somit den gesamten Einkaufsprozess schlank hält. Die Beschaffung ist komplett standardisiert und verursacht nur wenig administrativen Verwaltungsaufwand und -kosten. So konnten zum Beispiel Kund:innen der Plattform Semigator den Zeitaufwand für ihren Beschaffungsprozess im Schnitt auf weniger als 30 Minuten senken. Vor der Einführung lag der Durchschnitt bei ca. 145 Minuten.
Um Weiterbildung als C Teil zu managen, sind 5 Schritte erforderlich.
1. Bedarfsanalyse: Führe eine gründliche Analyse der Weiterbildungsbedürfnisse durch. Dies beinhaltet die Identifizierung der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen sowie die Berücksichtigung von aktuellen und zukünftigen Anforderungen.
2. Lieferantenauswahl: Triff eine Auswahl an Anbieter:innen von Weiterbildungen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Qualitätsstandards und die gewünschten Inhalte bieten können. Dies kann auf Basis von Referenzen, Erfahrungen oder einer bereits getroffenen Vorauswahl auf Plattformen wie Semigator erfolgen.
3. Vertragsverhandlungen: Führe Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Anbieter:innen durch, um faire Konditionen hinsichtlich der Schulungsgebühren, der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Vertragsdauer zu vereinbaren.
4. Zentrale Buchung und Verwaltung: Stelle sicher, dass alle Weiterbildungsmaßnahmen im Einkaufssystem erfasst und nicht am Einkauf vorbei gebucht werden. Dabei hilft die Anbindung eines elektronischen Katalogs für Weiterbildung.
5. Reporting und Evaluierung: Implementiere geeignete Mechanismen zur Evaluierung der eingekauften Weiterbildungsmaßnahmen. Dies ermöglicht es, den Erfolg und den Mehrwert der Investitionen in Weiterbildung zu messen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Plattformen wie Semigator bieten dafür ein zentrales, digitales Dashboard.
Bei der Beschaffung von Weiterbildungen und anderen C-Warengruppen schlummern hohe Potenziale zur Kosteneinsparung. Unternehmen, die diese Warengruppen zentralisiert und digital über den Einkauf beschaffen, sparen nicht nur Geld, sondern auch Arbeitszeit. Plattformlösungen wie Semigator bieten nicht nur eine Vorauswahl an Weiterbildungsanbieter:innen, sie ermöglichen auch eine zentrale Buchung und ein übersichtliches Reporting. So lassen sich die versteckten Potenziale im indirekten Einkauf effektiv nutzen.
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