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Weiterbildung als Warengruppe wird oftmals übersehen. Dabei treffen dieselben Herausforderungen bei der Beschaffung zu wie bei sonstigen C-Teilen: Teams, Abteilungen und Einzelpersonen kümmern sich eigenständig um das Thema, wählen Anbieter aus, buchen Seminare und verwalten Rechnungen. Das treibt Prozesskosten in die Höhe und macht eine unternehmensweite Vergleichbarkeit unmöglich. Wird Weiterbildung jedoch wie andere C-Teile zentral und standardisiert vom Einkauf gemanagt, ergeben sich zahlreiche Vorteile. Welche das sind und wie das gelingt, lesen Sie hier.
Der Einkauf ist tagtäglich damit beschäftigt, die Beschaffung von Gütern, Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen zu organisieren. Dabei unterscheidet er zwischen A-, B- und C-Teilen. Während A- und B-Teile meist kostenintensiv und hochwertig sind (z. B. Maschinenteile oder Büromöbel), handelt es sich bei C-Teilen um niedrigwertigere Artikel wie Büro- oder Hygieneartikel. C-Teile zeichnen sich zwar durch geringe Beschaffungs-, aber aufgrund der hohen Artikel- und Lieferantenvielfalt auch durch hohe Prozesskosten aus.
Viele Unternehmen verwalten C-Teile nach wie vor dezentral. Das bedeutet beispielsweise, dass jede Abteilung eigenständig Büroartikel bestellt. Während die Abteilungen nur die geringen Beschaffungskosten sehen, muss der Einkauf auch die Prozesskosten im Blick haben. Die verschiedenen Schritte wie Produktauswahl, Lieferantenauswahl, Bestellvorgang, Warenannahme, Warenzuordnung, Warenverteilung, Rechnungsprüfung, Buchhaltung und Archivierung werden gleich mehrmals von unterschiedlichen Personen durchgeführt. Das bündelt Zeit und Ressourcen – und es kommt zu Maverick Buying.
Wie Kugelschreiber werden Weiterbildungen im Unternehmen oft eigenständig von Abteilungen und Teams organisiert. Sie wissen schließlich am besten, in welchem Bereich und in welchen Kompetenzen sie sich weiterbilden müssen. Dafür sondieren sie den Markt und wählen Anbieter:innen, die die entsprechenden Seminare und Fortbildungen im Portfolio haben. Anschließend wird gebucht, durchgeführt und abgerechnet. Die Beschaffungskosten sind im Vergleich zu großen Investitionen wie bei A- oder B-Teilen niedrig. Schließlich wird kein Maschinenteil, sondern die Teilnahme an einem Seminar, einer Konferenz oder einem Online-Training bestellt. Hoch hingegen sind die Prozesskosten, die durch die Einzelbuchungen der verschiedenen Teams entstehen. Wenn jede:r eigenständig Weiterbildungsanbieter:innen auswählt, beauftragt und abrechnet, bündelt das Zeit und Ressourcen im Unternehmen, die anderweitig besser eingesetzt wären. Deswegen lohnt es sich, Weiterbildung zentral über den Einkauf wie andere C-Teile zu managen. So werden wertvolle Ressourcen eingespart, die Qualität der Anbieter:innen sichergestellt und der Bestellprozess optimiert.
Um Weiterbildung als C-Teil zentral im Einkauf zu managen, sind fünf Schritte notwendig:
1. Bedarfsanalyse: Führen Sie eine gründliche Analyse der Weiterbildungsbedürfnisse durch. Dies beinhaltet die Identifizierung der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen sowie die Berücksichtigung von aktuellen und zukünftigen Anforderungen
2. Lieferantenauswahl: Treffen Sie eine Auswahl an Anbieter:innen von Weiterbildungen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Qualitätsstandards und die gewünschten Inhalte bieten können. Dies kann auf Basis von Referenzen, Erfahrungen oder einer bereits getroffenen Vorauswahl auf Plattformen wie Semigator erfolgen.
3. Vertragsverhandlungen: Die Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Anbieter:innen werden durchgeführt, um faire Konditionen hinsichtlich der Schulungsgebühren, der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Vertragsdauer zu vereinbaren.
4. Zentrale Buchung und Verwaltung: Alle Weiterbildungsmaßnahmen werden bestenfalls im Einkaufssystem erfasst und nicht am Einkauf vorbei gebucht. Dabei hilft die Anbindung eines elektronischen Katalogs für Weiterbildung.
5. Reporting und Evaluierung: Implementieren Sie geeignete Mechanismen zur Evaluierung der eingekauften Weiterbildungsmaßnahmen. Dies ermöglicht es, den Erfolg und den Mehrwert der Investitionen in Weiterbildung zu messen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Plattformen wie Semigator bieten dafür ein zentrales, digitales Dashboard.
Mit einem zentralen C-Teile-Management lassen sich Prozesskosten deutlich reduzieren. So fand eine Mercateo-Studie heraus, dass sich der Zeitaufwand pro Bestellung in mittelgroßen deutschen Unternehmen um mehr als 20 Prozent reduzierte, wenn die Bestellprozesse zentral und digital vom Einkauf verwaltet wurden. So dauerte der durchschnittliche Bestellprozess bei einem nicht-einheitlichen Einkaufsprozess über 4 Stunden – beim digitalen Einkaufsprozess hingegen nur rund 3 Stunden.[1]
Bei den Kosten zeichneten sich ähnlich starke Vorteile ab: Im Vergleich zu nicht-einheitlichen Beschaffungsprozessen lagen die durchschnittlichen Kosten der befragten Unternehmen für einen Bestellvorgang eines C-Teils bei 95,33 Euro. Bei zwar noch manuellen, aber dafür einheitlichen Bestellprozessen stiegen die Kosten sogar auf 115,28 Euro. Durch digitale, standardisierte Prozesse reduzierten sie sich sogar auf 67,94 Euro.
Werden C-Teile zentral vom Einkauf gemanagt, reduzieren sich nicht nur die Prozesskosten: Mitarbeiter:innen haben beispielsweise einen besseren Überblick über die Weiterbildungsangebote im Unternehmen und können sich transparent informieren. Zudem werden Personalentwickler:innen administrativ entlastet und können das Thema Weiterbildung strategischer angehen. Umsetzen lässt sich das mit Beschaffungsplattformen für Weiterbildungen wie Semigator. Semigator bündelt Weiterbildungsangebote, stellt die Qualität der Anbieter:innen sicher, wickelt Bedarfs- und Rechnungsprozesse digital ab und bietet ein umfassendes Reporting, um Weiterbildungen als C-Teile erfolgreich managen zu können.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Kosten beim Einkauf von Weiterbildung sparen können und den gesamten Prozess optimieren? Lesen Sie dafür das Whitepaper "Einsparpotenzial bei der Beschaffung von Weiterbildung".
[1] Müller, Prof. Dr. Holger & Elisabetta Bollini, Mercateo,„Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“.
